Como está organizada sua papelada doméstica? Suas contas e comprovantes estão arquivados de forma adequada?
Procurar um documento e não achar gera um estresse que poderia ser evitado se tudo estivesse organizado. Esquecer de pagar uma conta então, nem se fala. E as situações constrangedoras que isso pode causar? E o tempo certo para descartar contas e documentos?
Organizando a papelada
A falta de organização atrapalha a produtividade; pode propiciar a perda de oportunidades e causa desconforto mental e visual. Adquirir novos hábitos é fundamental para quem quer começar a trilhar um novo caminho e colocar sua papelada em ordem.
Aqui vão algumas dicas fáceis que poderão lhe auxiliar:
- Crie uma caixa de entrada em sua casa para as correspondências, mas não vale transformá-la num depósito de papeis! Fique atento aquilo que está sendo colocado neste local, nada de chaves, moedas e panfletos.
- Faça uma checklist (pode ser numa agenda de papel mesmo) ou em aplicativos do seu próprio celular (como o Google Keep*) para anotar a data de pagamento ou compromisso.
- Tente manter uma rotina diária de triagem nas correspondências.
- A lógica é que as contas sejam organizadas separadas para que não haja confusão entre as já pagas e aquelas a pagar. Para as contas a pagar, você poderá usar uma pasta sanfonada e etiquetar as divisórias com os dias do mês. Para as contas pagas, utilize outra pasta sanfonada (grande e de acordo com a quantidade de contas) e etiquete as divisórias por assunto: água, luz, telefone, gás etc.
- Uma dica importante: Não use clips nos papéis, pois se não forem galvanizados enferrujarão e seus documentos ficarão marcados.
Chegou a hora do descarte, mas antes vamos falar da Tabela de Temporalidade
Outro dia aproveitei um tempinho disponível para arquivar os documentos e comprovantes que usei para fazer o imposto de renda. Ao arquivar, reparei que havia documentos repetidos e outros que não precisavam mais serem guardados. Para o descarte fiz uso da Tabela de Temporalidade. Você conhece essa tabela?
A tabela de temporalidade é uma ferramenta que determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, considerando que uns precisam ser guardados por mais tempo que outros.
Ela é uma aliada na seleção de documentos, pois possibilita fazer o descarte de forma responsável e segura.Com essa tabela não tem erro!
Vale lembrar que existe uma lei** que veio para facilitar nossa vida na hora de guardar comprovantes de contas pagas. Ela obriga as prestadoras de serviço público e privado a emitir uma vez por ano um resumo dos pagamentos efetuados.
Assim, não é necessário guardar os comprovantes da conta de luz, água, telefone, gás, por exemplo, mas apenas a declaração de quitação anual de débitos.
Agora que você já sabe a forma correta de tratar seus documentos, chegou a hora do descarte. Dependendo das informações que o documento tenha, rasgue em vários pedaços. Alguns profissionais indicam inclusive que sejam descartados em lixeiras separadas. Isso vai de cada um! Se você tem uma máquina trituradora de papel, ótimo!
** Lei nº 12.007 de 29/07/2009.
* Mais adiante farei um post sobre o uso de aplicativos para celulares que podem facilitar nossa vida.
Nossa, estava procurando informações sobre documento. Vou verificar se as empresas de água, luz e telefone devem disponibilizar esse comprovante anual de pagamento. Já é um facilitador!
ResponderExcluirMuito bom, Ana!
Menina, esses comprovantes ajudam horrores! Só a quantidade de papel que a gente evita guardar já é um ganho e tanto. :)
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