Dicas para organizar sua papelada doméstica

Como está organizada sua papelada doméstica? Suas contas e comprovantes estão arquivados de forma adequada?

Procurar um documento e não achar gera um estresse que poderia ser evitado se tudo estivesse organizado. Esquecer de pagar uma conta então, nem se fala. E as situações constrangedoras que isso pode causar? E o tempo certo para descartar contas e documentos?

Organizando a papelada

A falta de organização atrapalha a produtividade; pode propiciar a perda de oportunidades e causa desconforto mental e visual. Adquirir novos hábitos é fundamental para quem quer começar a trilhar um novo caminho e colocar sua papelada em ordem. 

Aqui vão algumas dicas fáceis que poderão lhe auxiliar:

- Crie uma caixa de entrada em sua casa para as correspondências, mas não vale transformá-la num depósito de papeis! Fique atento aquilo que está sendo colocado neste local, nada de chaves, moedas e panfletos.

- Faça uma checklist (pode ser numa agenda de papel mesmo) ou em aplicativos do seu próprio celular (como o Google Keep*) para anotar a data de pagamento ou compromisso.

- Tente manter uma rotina diária de triagem nas correspondências.

- A lógica é que as contas sejam organizadas separadas para que não haja confusão entre as já pagas e aquelas a pagar. Para as contas a pagar, você poderá usar uma pasta sanfonada e etiquetar as divisórias com os dias do mês. Para as contas pagas, utilize outra pasta sanfonada (grande e de acordo com a quantidade de contas) e etiquete as divisórias por assunto: água, luz, telefone, gás etc.

- Uma dica importante: Não use clips nos papéis, pois se não forem galvanizados enferrujarão e seus documentos ficarão marcados.

Chegou a hora do descarte, mas antes vamos falar da Tabela de Temporalidade

Outro dia aproveitei um tempinho disponível para arquivar os documentos e comprovantes que usei para fazer o imposto de renda. Ao arquivar, reparei que havia documentos repetidos e outros que não precisavam mais serem guardados. Para o descarte fiz uso da Tabela de Temporalidade. Você conhece essa tabela?

A tabela de temporalidade é uma ferramenta que determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, considerando que uns precisam ser guardados por mais tempo que outros.

Ela é uma aliada na seleção de documentos, pois possibilita fazer o descarte de forma responsável e segura.Com essa tabela não tem erro! 

A tabela aí em cima é para Pessoa Física e tá bem resumidinha, mas você pode acessá-la na íntegra no site http://www.laresconsulte.com.br/arquivos/Temporalidade-Abril-2016.pdf.

Vale lembrar que existe uma lei** que veio para facilitar nossa vida na hora de guardar comprovantes de contas pagas. Ela obriga as prestadoras de serviço público e privado a emitir uma vez por ano um resumo dos pagamentos efetuados.

Assim, não é necessário guardar os comprovantes da conta de luz, água, telefone, gás, por exemplo, mas apenas a declaração de quitação anual de débitos.

Agora que você já sabe a forma correta de tratar seus documentos, chegou a hora do descarte. Dependendo das informações que o documento tenha, rasgue em vários pedaços. Alguns profissionais indicam inclusive que sejam descartados em lixeiras separadas. Isso vai de cada um! Se você tem uma máquina trituradora de papel, ótimo!

** Lei nº 12.007 de 29/07/2009.

* Mais adiante farei um post sobre o uso de aplicativos para celulares que podem facilitar nossa vida.